業務プロセス改善とは？わかりやすく解説
仕事の流れを見える化し、ムダやミスを減らす考え方を学びます。
最初に考えてみよう
仕事の流れが見えていないと、ムダな作業、二度手間、待ち時間に気づけません。どうすれば、業務の流れを整理して改善点を見つけられるのでしょうか？
解説
1仕事の流れを「見える化」する
注文書が10分ごとに1件届きます。遅い工程の前に書類が溜まる所がボトルネック。
ボトルネックは「手書き転記」（1件30分）
2数字で比べる
| 工程 | 改善前 | 改善後 |
|---|---|---|
| 受付 | 5分 | 5分 |
| 手書き転記ボトルネック→ 手入力をやめてデータ自動連携にする | 30分 | 5分 |
| 承認待ち→ オンライン承認で待ち時間を減らす | 20分 | 5分 |
| 発送 | 5分 | 5分 |
| 1件にかかる合計 | 60分 | 20分 |
| 6件すべて終わるまで | 210分 | 70分 |
3改善の進め方として正しい？
今のムダな手作業をそのままシステム化する
どこで時間やミスが起きるかを先に調べる
手順を見直してから、必要な所だけIT化する
改善は現場の根性だけに任せる
4RPA ― 定型の事務作業をソフトのロボットに
RPAは、ホワイトカラーの定型的な事務作業を、ソフトウェアのロボットに代わりにやらせて、自動化・効率化すること。
- RPA向き交通費の区間情報と領収書データから、精算伝票を作るルールが決まった事務作業
- RPA向き伝票の内容を、別のシステムに入力し直す①の模型の「手書き転記」がこれ
- RPAでない工場で産業用ロボットが冷凍食品を作る機械のロボットはFA（工場の自動化）
- RPAでない大量の購買データから、新しい法則を見つけるこれはデータマイニング
- RPAでないM&Aのような経営の重要な判断定型ではない判断はRPAに向かない
はじめて入れるときの3段階
- 1. 計画策定概念検証（PoC）で、使えそうかを見極める
- 2. 先行導入部門・業務を絞って入れ、効果を実際に測る
- 3. 本格導入導入と運用の手順書を作り、全社に広げる
似た言葉に注意：BPOは業務を外部の会社に委託すること、EUCは利用者が自分でシステムを使いこなし管理すること、FAは工場の自動化です。
5業務の流れを描く図
業務を図にする（モデリング）目的は、流れを見える化して関係者で解釈を共有し、システム設計のもとにすることです。
アクティビティ図：横に区切ったレーンで「だれの仕事か」が分かる
- DFD
- データの流れと処理を描く
- アクティビティ図
- UMLの図。レーンで分けると、だれが行うか（人の役割）も描ける
- BPMN
- OMGが維持する業務プロセスの表記法。ISO/IEC 19510
- WFA
- 業務の流れ図を書くための記述様式
業務の流れを描く図ではないもの：パレート図・レーダチャート（集計結果のグラフ）、E-R図（データの構造）、CRUD図（データの操作）
プロセスマイニングは、実際のシステムの操作ログから今の業務の流れを自動で描き出し、課題を見つけて改善する手法・ツールです。
試験のポイント
ITパスポート試験での問われ方
BPR、BPM、業務フロー改善の目的が問われる
間違えやすいポイント
- 今の作業をそのままシステム化すればよいと思う
- 改善を現場だけの努力に任せる
関連用語
図解の内容を文章で読む
業務プロセス改善をイメージでつかむ
業務プロセスは、仕事を進める一連の流れです。改善では、どこで時間がかかるか、どこでミスが起きるかを見つけ、手順の見直しやIT化で効率を上げます。
たとえると：朝の準備で、探し物が多いなら前日にカバンへ入れておくように、流れを見直してムダを減らします。
業務プロセスとは、注文を受けてから商品を届けるまでのような、仕事の一連の流れです。改善は、まず現状把握で実際の手順や時間を記録し、業務分析でムダ・重複・待ち時間を調べます。次に業務計画で目標と新しい手順を決め、流れ全体を遅らせるボトルネックから改善します。よくある失敗は、今のやり方をそのままシステム化することです。ムダな手順ごとIT化しても、ムダが高速化されるだけなので、先に手順を見直してからITを道具として使います。関連用語として、業務の流れを根本から抜本的に作り直すのがBPR、業務プロセスを継続的に管理・改善し続ける活動がBPMです。
押さえどころ
- 業務プロセス = 仕事の流れ
- 見える化して問題を探す
- IT化は改善の手段
確認問題（5問）
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「業務プロセス改善」の過去問（11問）
IPAが公開しているITパスポート試験の公開問題から、このテーマの問題を集めました。
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